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商务英语函电的翻译技巧
摘要：随着经济全球化的到来，尤其是在我国加入 WTO 后，我国与世界各国和地区之间的交往越来越频繁，国际商务沟通的作用就越来越重要。商务函电可用于出售商品或服务，索要材料或信息，回复客户的询盘并进行报盘，处理业务磋商的各种问题和保持良好的公共关系，还具有其他一系列的商务功能，在国际贸易交流中发挥着不可忽视的作用，是商务交流不可缺少的工具之一。
关键词：经济；商务；函电
一、商务英语函电译文的语言特点
商务英语函电是一种以文字或语言为依托, 与国际贸易实务紧密结合的特殊文体, 主要围绕国际贸易中的各实践环节展开。因此，它不仅具有普通英语的语言特点，还具有有别于普通英语的特点。商务英语函电是英语的一种应用变体。译者要掌握专业知识、英语基础知识和英语语言技能等。专业知识是指与商务有关的国际货物、技术、服务贸易和国际合作等, 英语基础知识包括语音、语法, 词汇知识等,语言技能则包括听、说、读、写以及英、汉互译等。后两者与普通英语的差别, 主要体现在商务理论与实践的应用始终贯穿其中。商务活动本身的特点决定了商务英语函电翻译的特点。因此，商务英语函电译文具有如下语言特点：
（一）内容上涉及面广，专业性强
1.专业的国际商务知识。由于对外商务英语函电是为了达到特定的商务目的而采用的一种信息交流方式，而经济日益全球化的趋势迫切需要译者不仅应熟练掌握外语，还应通晓商务知识，熟悉国际商务环境，善于跨文化交际，因此对外商务英语函电应将语言技能与国际商务知识进行系统完整的有机结合。常言道“隔行如隔山”，专业知识的匮乏将严重阻碍译者的翻译进程及翻译的准确性。因此要准确、完整的翻译对外商务英语函电必须具有专业的国际商务知识。
2.专业术语与习惯用语。首先，商务英语函电在进行一般叙述时多使用日常用词，但涉及商贸活动时则大量使用专业词汇和具有商务含义的准商贸术语。商务语言在词汇使用上的最大特点就是对专业词汇的准确使用，因此商务英语函电中会有大量专业术语或具有商务会议的普通词，而这些专业术语的翻译需通过专业学习及实际操作进行系统归纳、背诵记忆来掌握。例如：shipping document 装船单据， oceanBill of Lading 海运提单，Documentary Letter of Credit 跟单信用证，CIF（Cost Insurance and Freight）到岸价，等等。其次，商务英语函电在语言使用上另一特点是习惯用语的频繁使用，以便能准确表达思想，更迅速实现交际目的。因此，在翻译时应特别注意这些程式化的套语的翻译。
（二）行文上严谨性与规范性
1. 规范的公文写作格式要求。对外商务英语函电是进出口业务进展情况的专业性书面目录，是对外商务运作过程中所使用的各种函件的总称。由于这些书面记录是对买卖双方权利及义务的规定以及解决双方争端的法律依据，因此对外商务函电翻译中应特别注意函电格式的准确性及规范性。比如，从文体正式程度和内容重要性的角度来看，可将对外商务函电分为正式函件和便函两大类。正式函件一般会标明主题(subject) 并加盖单位公章，内容较为完整，主要用于交涉处理具有实质性内容的商务事项，比如价格磋商，合同履行，处理争议等; 便函则用于处理一般性或礼节性事务，无需主题或加盖公章，如安排会晤，推销商品等。
2.严谨的句法篇章结构。首先，商务信函、商务合同等法律文件, 都具有结构严谨、逻辑严密的特点。商务信函中多使用简洁句、简短并列句和简短复合句。商务合同等法律文件中多用结构复杂的长句、复合句、并列复合句等法律公文常用句式以及分隔现象，介词、插入语、同位语、倒装句、被动语态等特殊句型, 强调句意完整、严密, 极少用省略句, 以防出现歧义。结构复杂的长句中附加成分多, 对主句意义进行解释、限制或补充, 以使文件结构完整, 逻辑严密, 文风庄严。因此，翻译时应注重对这些句型结构加以分析，准确翻译。例如: we note with regret that our earlier offersin respect of wooden toys have not interested you , but we ventureto hope that you will be ready to consider an offer of plush toys.( 很遗憾得知我方前几次木制玩具的报价未能使贵方感兴趣，但仍冒昧地恳请贵方对长毛绒玩具的报价给予考虑。) 其次，商务英语函电译文作为一种特殊文体, 除需具有严谨的篇章结构、规范的格式外, 还必须遵循重要原则，如礼貌性、得体性、完整性和准确性等原则都体现了商务英语函电译文的语言结构的规范性、严谨性。
（三）函电往来的连贯性
由于对外商务活动的工作环节很多，需要各种不同交易目的的商务英语函电。但由于各个环节有着密切联系，作为同一宗业务活动所进行的一系列函电沟通，在内容上具有连贯性及往来性。这一往来活动的连贯性大体分为三个阶段：交易前的准备阶段，包括资信调查、业务关系的建立；交易磋商与订立合同阶段，主要围绕价格磋商进行，包括询盘、报盘、还盘及返还盘，以及对贸易条款的接受、合同的订立等；履行合同阶段，履行合同是买卖双方根据合同规定，各自履行自己的义务和职责，任何一方违反合同的规定，致使对方遭受损失时，均应承担和赔偿损失的法律责任，因此，该阶段的商务函电的往来是在合同的基础上围绕务活动的各个环节展开，比如备货、开证、托运、商检、报关、保险等。此外，信函一般以提及过往信件为开头，以对回函的期盼为结语，这也充分体现函电往来的连贯性。因而，在翻译对外商务英语信函时，应注意函电往来的连贯性。
二、动态等值理论在商务英语函电翻译中的应用
商务函电用词、句子结构及语篇结构方面有其不同于其他语体的显著特点。在汉译时，应酌情按动态等值理论对原文进行翻译，再现原文词、句的风貌，使译文受众与原文受众达到了同样的理解。现就函电语言的特殊性及如何在翻译时运用态等值理论进行阐述。
（一）词语方面
选词方面不刻意追求华丽的词藻，而尽可能地选用正规、庄重或表现力强的专业词语。在汉译时，要根据英、汉两种语言的文字特点加以妥善处理，不必要对等地对重复词进行重复翻译，而应该采取动态对等，遵循习惯译法，用行话译行话，术语译术语等对等方法。如：信函中Dear sirs 不译“亲爱的先生们”而译“（执事）先生”或“径启者”，而商号“&”符号一般不译。如NipponTelegraph& Telephone 译为“日本电报电话”；please don't hesitate to⋯译为“尽可以⋯、务请⋯”等。
另外，在商务函电中词的重复和省略现象较为常见。当出现一些关键性的词时经常会采用同义词连用的现象。如：Thepacking and wrapping expenses should be borne by the buyer.包装费应由买方负担。句中packing 和wrapping 同义，意为“包装”，在原文中重复使用，为确保所用词不被曲解。然而翻译时根据动态等值理论直译成“包装”一词即可。
（二）句子方面
1.句子表达固定。
为表达明确，商务英语函电在实践中已形成了固定套语：商务函电首段首句，常见套语有：Thank youfor your letter of; we are in receipt of your letter of 等。如We thank you for your letterof 18th February and confirm our cableof today's date, which reads as follows。（兹复贵方2 月18 日来信并确认我方今日发出的电报，电文如下）。翻译时使用等值翻译，译成“X月X日来函收悉，不胜感谢，兹复函如下”。
商务函电结尾句：英语表达有固定方式如In accordance as your request, wesend you herewith a statement of youraccount which we hope you will findcorrect. （兹按贵方要求奉上结算报告书一份，请查收）。译成符合汉语习惯的“随函附上⋯请查收”。请求对方做某事的汉语句式为“请⋯将不胜感激”，函电英语常用：We wouldappreciate; It would be appreciated 等。如It would be appreciated of you couldquote your prices of CIF Shanghai forcomputer. （请报电脑的上海到岸价，将不胜感谢）。We are looking forward with interestto your reply. Your early reply will be highly appreciated 等。函电结尾译成“盼复”等常用套语。
2.语句凝练精干，力求表达有效。
语句凝练精干和表达有效是指选词简明、语法正确、使用得体。而同一词语在不同的语域里有不同的文体效果。如We are in aposition to offer you 50 long tons of TinsFoil Sheets（. 我们能向贵方报50英吨锡箔纸），“offer”译“开盘”、“报盘”，有商务英语的语言特点和精僻文风而不同于其文学意义。Our order is subject to your acceptanceof our terms of payments by D/P（. 我们的订单以贵方接受我付款交单条件为准）中“subject to”是“以⋯为条件”之意。
3.语句结构以复合长句为主，很少使用简单句。
从句套从句的“枝状结构”屡见不鲜，经常一连数行才出现一个句号。然而对于这种复杂冗长的句子，只要对原文进行仔细分析并采用动态等值理论进行翻译，就能恰当地翻译原文，使译文受众对作者的立意有明确的认识，从而获得对原文较准确的感受。例如：Any controversyunder this contract or arising between theparties or out of or for breach of or in relationto this contract sha11 be determinedby arbitration to be held in the Cityof New York pursuant to the arbitrationlaw of the State of New York and under rules of the American ArbitrationAssociation.这是一条国际贸易中常见的仲裁条款。在句中any controversy之后连续使用了五个介词短语，这五个介词短语都是同时用来修饰和限定controversy的，对于此种复杂句子，翻译时首先必须理顺语句成分的层次及其关系，联系上下文，精确地把握词语的内蕴，准确把握句意的脉络。根据汉语的句式特点，动态地重构原文传递的信息。译成“任何双方或双方以外的或违背或相关的对于此合同的争议，都由基于美国仲裁组织下的纽约州仲裁法律决定”。
三、小结
商务英语本身并不具有独立词汇或语法系统,而与通用英语有共核,但它属于实用英语,因此,与通用英语也有变异,在词汇、句法和篇章等方面有独到之处。这些特殊性决定了商务英语函电有自己独特的翻译原则与技巧。从业人员除了应具备扎实的英汉语功底外,还应具备相关学科的专业知识,并掌握相应翻译技巧,才能做好商务英语函电的翻译,避免因误译而使沟通交流各方产生歧义和纠纷。
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This is an english writing howto I copied from somewhere (name withheld) some time ago. hopefully you'll find it helpful too.
日常要处理许多信件电邮,因而运用英语上不得不留神,以下有一些个人意见,也参考了一些书本,希望大家有所得益。
外贸函电写作技巧之一 A. 文法上
1. 切忌主客不分或模糊. 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀,不是report.)
2.句子不要凌碎. 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.
3.结构对称,令人容易理解. 例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.
4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that they have security clearance.
5.动词主词要呼应. 想想这两个分别: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.
6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.
7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
8.选词正确. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.
9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.
10.大小写要注意. 非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.
外贸函电写作技巧之二 B. 文体
1.可读性. 对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人都是语言大师.多用短句(15-20字吧), 技术性的字,就更加要简单易明.
2.注意段落的开头. 一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.
3.轻重有分. 同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.
4.意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和moreover就不要用啦.
5.句子开头不要含糊不清的主词. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀????开头少用this, that, it, they, 或 which.
6.修饰词的位置要小心, 例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15.
7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀,大哥? 改为: The figures show an increase of 19%.
8.立场观点一致. 少用被动语. 例如: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了.
外贸函电写作技巧之三 C. 格调
1.式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.
2.弱软的词(e.g. was, were, is, are...)可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in ... 改为: Prunton products excel in ...就有力很多了.
3.亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落. 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句.
外贸函电写作技巧之四 D. 写信提示
1. 人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.
同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:
Howard E. Wyatt, D.D.SPhD.
Dr. Howard E. Hyatt
2. 多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如:
Messrs. Smith, Wyatt, and Fury
女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子:
Mses. Farb, Lionel, and Gray
男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如:
Dr. and Mrs. Harold Wright
Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright
Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn
3. 有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.
Ms. Sarah Gray
4. 地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
Ken Green, President
Ken Green
Vice President of International Operations
但这个就显得有点。。。:
Ken Green
Vice President of Unicom China
正确应为:
Ken Green
Vice President, Unicom China
5. 老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:
Michael J. Smith, Jr.
Michael J. Smith Sr.
6. 外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.
7. 地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
外贸函电写作技巧之五
书信的结尾意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1. Very formal非常正规的(例如给政府大老爷的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2. formal正规的(例如客户公司之间啦)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
3. Less formal不太正规的(例如客户)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
4. Informal非正规的(例如猪朋狗友,同事之类)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--
如果是公司代表联络生意之类,可以用:
We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses.
如果单纯说你自己,可以用:
I found the brochure very informative.
有时可以一起用啦...:
We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.
那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉.
You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样)
I'm pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you'll agree to serve. (这就友善多了)
Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~)
I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落)
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.
外贸函电写作技巧之六 开头致意
用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是好正规信的信件,可以考虑这些:
Dear Committee Membe:r: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent:
如果是公司呢?
Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
什么怪事都有,如果那公司是全男班或全女班呢?
Dear Sirs: Dear Ladies: Dear Mesdames: Gentlemen: Ladies:
有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规)
外贸函电写作技巧之七 签名
用笔亲自签名会比较受落,免到过都不要电脑贴图或盖章啦....不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...
签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.
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