文书工作与档案管理的关系
摘要： 在日常工作中,虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性,但由于文书是档案的前身和源泉,档案是文书的归宿,两者密不可分。文书工作不仅直接影响公文的质量,也直接关系到档案的质量,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础。
关键词 ：文书工作；档案管理；分析
一、引言
（一）研究背景
文书工作与档案工作是紧密联系的两个不同环节。文书工作的好坏直接影响着档案工作。因此，如何处理好两者的关系，是做好档案工作的重要问题。
（二）文书档案管理的特点
1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”
文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体(主要是纸质或实质)记录下来，并分门别类地存放在挡案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上;同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2.与文书档案直接产生联系的主要是文书工作
文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础;档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。
3.文书档案内容丰富，载体多样
文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以，及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。
二、文书工作与档案管理的关系
（一）文书工作是档案工作的基础
文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展。档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的,文书工作为档案工作提供了大量的物质基础———文件材料。文件材料大都出自文书工作者之手,要经过文书工作者审稿,它是文书档案的主要来源。文件材料是档案的前身,文书工作状况如何,不仅直接影响了其自身的质量和机关的日常工作,而且也影响日后转化为档案的质量和国家档案事业的建设。档案来源于文书,是由文件材料转化而来的,文稿的撰写必须符合党的路线、方针、政策;内容要切合实际情况,观点明确、立据可靠、逻辑严密、言简意赅、文理通顺,文件的制发要考虑齐全。保证质量和齐全,为档案的完整性和系统性打下良好的基础。同时立卷归档工作是文书工作中重要的内容之一,它是做好档案工作的前提条件。如果没有健全的立卷归档制度,组成的案卷是难以保证质量的。文书立卷工作开展的如何将直接影响档案工作的成效,直接影响档案内在质量,其具体表现为:
1.文件立卷归档范围不明确,在立卷时只注意收集账内的文件材料,不收集账外(未经收文登记)文件材料,而账外文件往往也反映一个机关的重要活动。机关档案来自文书,文书立卷归档,既是文书处理工作的终结,又是档案室开展档案工作的开端,文书工作与档案工作相辅相成,相互制约,相互促进,搞好文书立卷工作不仅是搞好本部门工作,提高工作效率的重要条件,而且也是开展档案工作的基础。
2.文件是经过文书部门处理的。文书部门最了解本部门文件运行的情况及文件在承办过程中相互之间有机联系,能准确把握每份文件在实际工作中的效用和保存价值,因而把握案卷的质量,提高案卷的工作效率,这不但对档案工作的开展具有很大作用,而且也利于提高档案的内在质量。
3.文书部门集中立卷可以有效地防止文件的散失,有利于保证文件的齐全。文书部门将承办完毕的文件随时整理立卷,可以使文件的保存有条不紊,并能在立卷的过程中及时发现存在的问题,采取补救措施,这样有利于保证归档材料的完整性、准确性。所以文书部门立卷工作是档案工作的基础,它将决定档案的质量。
（二）文书工作的质量直接影响着档案工作的质量
1.档案的利用检验作用。档案的利用,是档案工作的最终目的,也是检验文书工作好坏的标准。档案来源于文书,又为文书服务,档案利用的主导作用,体现在利用工作对基础工作促进和完善方面。而利用效果的大小,取决于文书工作做得如何,假如文件手续不全、缺日期、少单位就会给利用者带来困难,就很难发挥它的权威性和凭证作用;文件的纸张材料质量易老化,耐破度、耐折度、耐撕度小、易破损、易老化用档不注意耐久性,就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。所以通过档案的利用,可以发现文件工作中的问题,如文件材料的质量、立卷归档是否齐全完整、分类组卷是否科学与规范等。从而促进文书工作进一步完善和提高。由此可见,档案提供利用,即依赖于文书工作,又是检验文书工作的标准。
2.保存利用。文书工作的成果最终通过档案工作得以保存下来,所以文书工作看起来是默默无闻的工作,但在某种意义上又是“永恒”的工作。不少专业成果在很短时间内就失去了它的作用和价值,而文书工作的成果———一些有查考和利用价值的文件都可能作为档案永久保存。
3.服务作用。档案作为文书的精华,具有原始性、信息性、知识性和价值性。这就决定了档案的服务作用。而这种服务作用最大量、最直接的体现在形成档案的文书部门。档案工作要达到为人所知,档案要充分发挥作用,提高服务质量,在开展提供利用工作中,应做好宣传工作,使利用者正确认识档案和档案工作在现代化建设中的意义,积极为利用者提供档案材料,解答利用者提出的各种问题,更有效地发挥档案的作用。
4.指导作用。立书立卷是文书处理工作的最后环节,也是文书工作与档案工作的结合部。文书工作的有关立卷、归档等环节都必须符合档案管理工作的需要,如文书必须登记齐全以保证档案的完整性,文书立卷归档工作必须遵守档案管理的有关规定,并接受档案部门的指导。在档案归档范围上,不是将所有的文件都立卷保存,为了不使具有保存价值的文件遗漏散失,影响档案的齐全完整,又不要片纸只字俱留,造成档案的庞杂臃肿、玉石不分,影响日后档案的整理、鉴定、保管和利用,文件概不归档不对,“有文必档”也是不必要的。档案范围过宽和过严,都将影响档案的质量。在归档分类上,要便于档案的检索和利用,在案卷质量上,也要符合档案工作的要求。总之,档案工作有关规定对文书工作来说起着导向作用。
5.监督作用。档案工作的监督作用体现在档案部门对文书部门归档文件的检查验收上,按照归档要求,对不符合要求的归档文件,档案部门可以拒收。档案工作还体现在机关工作的凭稽,“千年的档案会说话”,文书部门制发文件引用资料的真实性、可靠性、准确性将无一不受到档案部门所藏档案材料的监督。
三、促进文书工作和档案管理共同发展的对策
在实际工作中，正确处理文书工作和档案工作的关系，至今仍未被一些从事文书处理工作和档案工作的同志所重视。首先表现在文书处理工作部门往往只从本业务部门或个人分工与文书工作的方便出发，既不严格按照党和国家的规定，保证制成文件材料的质量，又忽视了对公务文书的处理，平时不注意文件的分类归档。每年在立卷归档这一重要环节，出现了文书处理工作与档案工作脱钩的现象，给档案工作带来了很多不利影响。其次，档案部门从事档案业务指导的一些同志不懂得文书处理工作业务知识，对文书处理工作难以进行科学合理的指导：一是个别档案部门没有严格按照文书处理工作规定要求操作；二是由于缺乏文书处理工作知识，不能协助文书处理部门健全制度，指导文书处理工作部门切实搞好立卷归档工作；三是一些同志既缺乏文书处理业务知识，又缺乏档案业务知识，在指导档案工作中，以其昏昏，使人昭昭，在实际操作中无法具体指导文书处理工作和文书立卷工作。笔者认为，要正确处理好文书工作和档案工作之间的关系，必须做好以下工作：
（一）档案部门应加强对文书处理工作的业务指导
拓宽档案部门对文书的业务指导范围，建立新型的文档工作关系。档案专业主管部门在重点抓好档案业务指导的同时，还必须注意对党政机关、企事业单位文书处理工作的业务指导。具体做到“四抓”：一是抓好宣传教育工作。要积极宣传、贯彻、执行中共中央、国务院和各省市关于搞好文书处理工作的有关规定，大力推行文书处理工作规范化、制度化和标准化，实现文件制作规范化、文件处理规范化、文书立卷规范化；二是抓好制度建设。要协助文书处理部门建立健全文件材料收集制度、分类归卷制度、案卷归档制度等，这既是提高档案质量的关键，又是档案部门指导工作的一个重要方面；三是抓好业务培训工作。要协助文书处理部门，采取文书处理工作讲座、开展业务座谈会、立卷归档辅导课等形式，提高文书处理人员的业务水平，这种方式省时省事效果好；四是抓好文书处理工作业务指导。档案工作者自身必须努力学习，钻研文书处理业务知识，掌握和提高操作技能，切实抓好对文书处理工作的业务指导。
（二）档案部门要加强对档案业务指导
档案业务指导是一项具有专业理论性、业务技术性和政策性等综合性很强的特殊工作，因此，在实际工作中必须加强指导工作，做好五个坚持：一是坚持加强业务知识学习和掌握文书档案、会计档案、科技档案、基建档案、专门档案等专业知识，熟悉党和国家以及业务部门关于文书工作和档案工作的方针政策和法规性文件；二是坚持统一标准、统一要求。档案部门的同志在对机关、企事业单位指导文字立卷归档工作时，必须坚持统一标准、统一要求。对文书立卷的案卷质量标准，在要求、做法等方面做到前后一致，以防止文书立卷归档五花八门，确保案卷质量。三是坚持文书立卷质量检查。要切实履行业务检查、指导和监督的职责，要求各单位按时完成文书立卷归档任务，把好质量关，对不合格的必须重新返工，期整改；四是坚持抓好典型，交流经验，档案部门在指导工作中要采取灵活多样的方法进行工作，根据不同专业、不同门类情况抓好典型，总结推广经验，搞好交流，进行表彰与奖励，树立典型，以调动大家的工作积极性，并热情传授理论知识和实际工作技能，帮助文档人员提高业务水平。五是坚持把握工作环节，提高业务质量。在不断提高档案工作业务水平的同时，必须着眼于档案的高质量、高标准，使档案齐全完整、准确分类、系统编目、科学管理、积极提供利用，热情地为机关、企事业单位和社会各项工作服务。
（三）要强化文书人员和档案人员意识
不断提高他们的档案法律观念、信息观念,效益观念、价值观念。使他们认识到自己工作的成绩,直接关系到档案这一国家的宝贵文化财富能否得以妥善的保护和科学管理;关系到《档案法》能否得以很好地贯彻和执行。增强他们事业心和责任感,树立爱岗敬业,开拓进取精神文书工作是一项专业性很强的工作,做一名合格的文档工作者,应具备高度的政治责任心、政治敏锐性,又要具有崭新知识结构、创新能力,不但应具备文书、档案管理工作及写作、计算机等方面知识,还应根据工作需要,不断学习各类知识,掌握前沿科技信息,熟悉掌握各个领域或动向,社会经济发展趋势,为档案工作的开展打下良好的基础。
四、结语
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有从提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。
新人上位，求点赞关注和评论，有任何论文方面的问题可以私信作者，竭诚为您解忧。
天津市档案学会 任风岐
关于撰写档案学术论文，我谈点浮浅的见解，供同志们参考。
撰写档案学术论文，可以促进广大档案干部学习理论，钻研业务，并推动学术活动的开展，但其最终目的，是要发展档案学术理论的深度和广度，研究档案工作中迫切需要解决的问题，提高档案工作的科学水平。
因此，理论联系实际，就成了撰写学术论文的第一个基本要求。要源于实践，又回到实践。对所研究的问题，要能够掌握较多的资料，进行深入的分析，调查研究，提出个人研究心得和独立见解。选题论点要明确，观点和材料要统一，文章逻辑要清楚，推理判断要正确，文字要简练通顺。要从档案工作实际出发，实事求是，使学术论文观点鲜明，有的放矢，能够解决一些档案业务的实际问题。
写论文首先选题要准确，要论点鲜明，论据扎实，在此基础上，进行有理有据的论证。
要选题准确，应考虑客观和主观两方面的情况。在客观
上，要考虑党的工作需要，国家建设的需要，档案工作需要；在主观上要考虑，作者对那方面有实践经验，对那些问题有研究兴趣，以及材料积累的情况。
选题应该根据自己的实际情况，要考虑到时间多少，知识面的广度和深度，自己的阅历、经验等情况，选择有普遍性、有特点的题目。题目不应选得过大过宽，题目小一点、专一点，便于充分表达，写出有较高质量的论文。一篇论文不可能解决一切问题，要集中到一点上，写深写透，解决一个问题。不要摊的面很宽，以致一个问题也不能解决。题目一经确定，要坚持研究和撰写，一般不要轻易改题。
1.搜集与研究材料，就是占有材料，研究分析一切前人的成果。材料是指别人档案工作实践，经验教训，以及前人研究的论点等，要掌握好底数，可以避免重复劳动，防止走别人走过的弯路。占有材料才能心中有数，了解在所选的题目中，过去有什么主要论点。才能情况明、决心大、方法对。才能写出有水平的论文。
2.搜集材料：搜集材料应有目的，要搜集与自己研究题目有关的材料，以不断丰富、充实自己的材料。搜集材料的方法，可以由博到专，一般阅读和重点精读相结合。学术研究是一种艰苦劳动，搜集材料好象沙里淘金。从大量材料中，逐步加深理解，澄清某一个观点。
为了便于精读深思，积累材料，可以摘抄一些卡片，卡片内容有四种：①摘抄卡：一事抄一卡，概括出一个小标题，要精练；②分析卡：以自己的语言，分析研究某个问题，例如，读书心得记要；③索引卡：一题一卡，备查重要文章书报用；④札记也叫杂记：有些思想杂感写在上边，有些历史事实回忆记入卡片。便于写作参考。
3.选择和研究材料：①对材料要经过严格的挑选。要分别研究材料的不同作用。有正确观点的材料，也有不完全正确观点的材料，甚至错误观点的材料。②对材料进行鉴别工作，主要是鉴别材料中观点的价值，及其在当前档案工作实践中的作用。③使用材料，要考虑它是在什么情况下形成的，当时的历史背景如何。④对于材料要甄别可靠程度，传抄的材料要证实，引用经典著作不要有一字之差。
写作是决定环节，起草是基础，修改是提高。写作开始要列出提纲，这是一个构思过程，提纲要层次分明，紧紧围绕主题，把文章进一步展开。提纲起指导写作的作用。
起草过程也是对一个问题的深思熟虑过程，对自己所要撰写的文章反复思考，要勤看、勤问、勤思、勤写、勤听，要专心致志，深钻细研。既能钻进去，又能钻出来。
在写作过程中，还要注意几点：①观点和材料的统一，要用观点统帅材料，材料为观点服务。②论点要明确，一篇论文要写几个论点，一定要开门见山，明晰清楚，不得含糊。③论据要充分，对于要说明的问题，要用有说服力的根据进行阐述。④论证要有力，要以档案工作的实践为基础，把有成效的实践经验，上升到理论高度，加以认识和论述。
写作文章是艰苦的劳动，一定要严肃认真、肯下功夫。要很好地应用祖国语言，注意文字辞章，语句要反复推敲，
表达要注意朴实和准确，要正确的运用推理和判断，做到逻辑清楚，段落鲜明。词句要力求简练，尽量不用长句，不要用别人不懂的字、词，文章要通畅，字迹要工整。
文章初草完成后，要反复征求和虚心听取有关同志的意见，这是写作修养问题，要善于听取不同看法，要敢于否定自己文章中不确切的地方。这样才能达到精雕细刻，不断进步。
档案工作和其它各项工作一样，都要为实现党的路线、方针、政策服务。撰写档案学术论文，是为了促进档案事业的发展。这就要求作者认真学习和了解党的路线、方针、政策，了解你所论述的有关方面的党的方针政策。在引用革命导师著作或有关文件内容时，要严肃认真，针对性强，对不同时期党对某些工作的不同规定要作具体分析，结合当时历史时期的状况来认识和应用。要有辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，防止出现指导思想不明，甚至政治方向问题。
为了有明确的政治观点和方法，作者要努力学习马列主义和毛泽东思想；为了有较高的学识水平，要认真学习党和国家有关档案工作的方针、政策，以便指导我们写作，做到政治和业务上的统一。还要学习本单位的工作业务和档案工作业务知识。
写论文要放在自己努力钻研的基础上，要尽可能地把自己的文章写得好一些。脑子越用越灵。努力提高学术论文水平，提高档案工作的科学水平。
（选自《天津档案通讯》一九八二年第九期）
相关问答
坐标内蒙古自治区2021申报档案管理高级职称,论文已经不作为硬性条件,不需要论文了,只需要业绩过硬即可。在基层,工龄只要满三十年,中级职称资格证书满五年...
中级档案员论文当然要发表了。中级档案员就是档案管理系列的中级职称,叫馆员。其职称晋升时的主要业绩就是档案类的论文以及论文奖励和工作奖励。作为职称晋...
毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习情况、政治情况、身体情况的记载资料,通过毕业生档案就可以很快的了解毕业生。很多用人单位在招聘员工之后都会将档案调...
毕业生档案的本科论文不可以换。毕业档案中的本科论文是由你所在学院在答辩后,由答辩组老师评分后装入档案的,是符合档案法规定的,如果私自更换其中的档案是违...
首先,我们要明确“论文档案”和“档案”的定义以及它们之间的关系。档案,广义上,是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。这...
学生学籍档案是学生在校期间各个方面的真实记录,包括学生入学、在校学籍异动、学生在校期间思想品德及学生、毕业等情况的记录。学生学籍档案是学生毕业后用人...
思修毕业论文不会放入档案。一般情况下,毕业论文是作为学生大学资料由毕业指导老师留存,而不会放入毕业生档案中。档案通常包括综合评定表、个人资料和学习经...
写论文不一定非要查档案。写论文根据你的需要,如果研究问题深入,论述透彻,是需要大量参考资料,这就只有大量收集多种材料,有的就可能是历史档案资料,需要到...
别人是否能查到你的本科论文,取决于你的论文是否被公开发表或者保存在相关的数据库系统中。如果你的论文是在知网或者维普等数据库检测过的,或者在这上面发表...
大学本科毕业的人事档案里主要包括的内容有大学期间的成绩单、高考报名的材料、大学毕业生登记表,这里要说明的是大学本科毕业生登记表是非常重要的档案材料,...
